Voor veel ondernemers is het bijhouden van de financiële administratie een tijdrovende klus. Een belangrijk onderdeel daarvan is het debiteurenbeheer: het beheren en opvolgen van openstaande facturen. Erg vervelend als het debiteurenbeheer niet op orde is en onbetaalde facturen niet geïnd (link naar blog onbetaalde facturen innen) worden. Het uitbesteden van goed debiteurenbeheer kan dan een aantrekkelijke oplossing zijn. Hier geven we de voor- en nadelen van het uitbesteden van debiteurenbeheer en praktische tips.
De voordelen:
1. Tijdwinst: Het bijhouden van de financiële administratie is een tijdrovende klus. Door het uitbesteden van het debiteurenbeheer bespaar je als ondernemer veel tijd die je kunt besteden aan andere zaken binnen je bedrijf.
2. Expertise: Een goede debiteurenbeheerder heeft veel kennis en ervaring op het gebied van debiteurenbeheer. Zij weten precies hoe ze openstaande facturen moeten opvolgen en hebben vaak meer succes in het innen van openstaande facturen dan ondernemers zelf.
3. Professionaliteit: Een goede debiteurenbeheerder communiceert op een professionele manier met klanten en weet hoe klachten en vragen over openstaande facturen moeten worden afgehandeld. Dit kan zorgen voor een betere klantrelatie en voorkomt dat klanten hun betalingen uitstellen.
4. Lagere kosten: Het uitbesteden van debiteurenbeheer kan leiden tot lagere kosten. Dit komt omdat er geen werknemers in dienst hoeven te zijn/worden genomen om de debiteurenbeheertaken uit te voeren. Mogelijk is uitbesteding goedkoper.
De nadelen:
1. Minder controle: Het uitbesteden van debiteurenbeheer betekent dat je als ondernemer minder controle hebt over het proces. Je moet erop vertrouwen dat de debiteurenbeheerder zijn werk goed doet en dat de communicatie met klanten professioneel verloopt.
2. Minder inzicht: Doordat je als ondernemer minder betrokken bent bij het debiteurenbeheer, heb je ook minder inzicht in de voortgang en status van openstaande facturen. Dit kan voor sommige ondernemers onwenselijk zijn.
3. Hogere kosten: Het uitbesteden van debiteurenbeheer brengt kosten met zich mee. Deze kosten moeten worden afgezet tegen de besparing in tijd, personeelskosten en het mogelijke verlies bij het niet innen van openstaande facturen.
4. Minder klantcontact: Het uitbesteden van debiteurenbeheer haalt een klantcontact moment weg waarin mogelijk waardevolle informatie over de kwaliteit van je klantrelatie wordt gemist.
Praktische tips voor het uitbesteden van debiteurenbeheer
1. Zorg voor duidelijke afspraken: Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken met het bedrijf dat je inhuurt voor debiteurenbeheer. Zorg ervoor dat je alle details bespreekt, inclusief welke taken worden uitgevoerd, de frequentie van rapportage en communicatie en welke kosten je kunt verwachten. Leg deze afspraken vast in een contract om misverstanden te voorkomen.
2. Kies een ervaren partner: Zorg ervoor dat je een partner kiest die ervaring heeft met debiteurenbeheer en die bekend is met de branche waarin je bedrijf actief is. Vraag om referenties en bekijk beoordelingen van andere klanten om er zeker van te zijn dat je een betrouwbare partner kiest.
3. Blijf betrokken: Hoewel je debiteurenbeheer uitbesteedt, betekent dit niet dat je er geen aandacht meer aan hoeft te besteden. Houd de voortgang van je debiteurenbeheer in de gaten en vraag regelmatig om updates en rapporten. Stel duidelijke verwachtingen over communicatie en houd de lijnen van communicatie open.
4. Werk samen aan een efficiënt systeem: Zorg ervoor dat je samenwerkt met je partner om een efficiënt systeem te ontwikkelen voor het beheren van je debiteuren. Dit kan betekenen dat je je facturatieproces stroomlijnt, betalingsplannen opzet en duidelijke communicatie ontwikkelt over betalingstermijnen en -voorwaarden.
5. Maak gebruik van technologie: Technologie kan het debiteurenbeheerproces stroomlijnen en efficiënter maken. Zorg ervoor dat je partner gebruik maakt van moderne software en systemen om het debiteurenbeheer te automatiseren en de betalingen te monitoren.
6. Blijf klantgericht: Hoewel het doel van debiteurenbeheer is om betalingen te innen, is het belangrijk om klantgericht te blijven. Dit betekent dat je begripvol en beleefd blijft in je communicatie en probeert om oplossingen te vinden die zowel voor je als je klant werken.
7. Analyseer en optimaliseer: Zorg ervoor dat je regelmatig de resultaten van je debiteurenbeheer analyseert en optimaliseert. Bekijk welke aanpak werkt en waar er ruimte is voor verbetering. Stel doelen en meet je vooruitgang om ervoor te zorgen dat je je debiteurenbeheer blijft verbeteren.
